Last Updated on 30 نوفمبر، 2019
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي حيث يتسائل كثير من الاشخاص عن الفرق الجوهري بين كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي التي تبدو الى حد ما قريبة من بعضها البعض ولكن يكون الاختلاف من خلال المهام المختلفة التي يقوم بها كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي التي تعتمد على طبيعة ونشاط العمل الذي يمارسة السكرتير بحيث يتم منحة واجبات ومهام مختلفة للقيام بها من قبل المؤسسة او المنظمة التي يعمل لديها وأنجاز الوظائف التنظيمية من خلال تنظيم وتحديد المواعيد والتواصل مع الجهات الداخلية والخارجية المرتبطة بالعمل المؤسسي وكذلك الوظائف الارشيفية المتمثلة في عملية حفظ البيانات والوثائق التي يمكن الاعتماد عليها والرجوع لها عند الحاجة وتنسيق الاجتماعات وغيرها من المهام المختلفة التي يتم وضعها على عاتق السكرتير.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
يسعدنا ان نقوم بتقديم وشرح الاختلاف بين مهام كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي حيث انه قد يشترك كل منهما في بعض المهام كما يتميز كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي في بعض المهام والوظائف الاخرى التي يقومون بها حسب متطلبات العمل الوظيفية لسكرتير وسوف نوضح لكم مهام السكرتير ومهام السكرتير التنفيذي لمعرفة الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي.
وظائف ومهام السكرتير
يمتلك السكرتير مجموعة من المهام المختلفة التي يقوم بها اثناء العمل لدى احدى الجهات التي تحتاج الى وجود سكرتير خاص ومن ابرز وظائف ومهام السكرتير:
- القيام بتنظيم العمل المكتبي.
- انشاء جدول الاعمال اليومية وتدوين الملاحظات والتقارير والنتائج المختلفة للعمل.
- العمل على تحديد المواعيد واوقات المقابلات مع المدير وفقاً لجدول الاعمال اليومية.
- ترتيب وتنظيم الملفات والمستندات المرتبطة بالاعمال الادارية.
- استقبال المكالمات والرسائل والفاكسات وتقديمها الى المدير في الوقت المناسب.
- التواصل مع جميع الاقسام الاخرى ومتابعة تنفيذ القرارات الادارية.
- رفع تقارير بصورة دورية عن حالة العمل العامة والموظفين.
- العمل على متابعة العاملين الجدد وتحديد مدى فعاليتهم وتفاعلهم مع العمل.
- عرض المقترحات والشكاوي المقدمة من قبل الموظفين الى المدير.
وظائف ومهام السكرتير التنفيذي
كما يمتلك ايضاً السكرتير التنفيذي مجموعة متنوعة من المهام التي يجب علية الاهتمام بها ومتابعتها بصورة مستمرة ومن ابرز وظائف ومهام السكرتير التنفيذي:
- العمل على تحضير المراسلات والتقارير المختلفة.
- اعداد أجندة وخطة اسبوعية لجميع اعمال المدير.
- ومتابعة جدول الاعمال للمدير العام فقاً للوقت والتاريخ.
- تحضير وتجهيز مواد العروض التقديمية.
- العمل على تأمين الترتيبات الضرورية لسفريات ورحالات المدير العام.
- عمل جدول لتنظيم المقابلات مع المدير وارسال الدعوات واستقبال جميع الزوار والعملاء.
- تأمين وتجهيز طريقة استقبال الزوار من خارج العمل.
- اعداد تقرير مصاريف المدير العام ومتابعة المبالغ المستحقة.
- الحصول على عروض اسعار للاحتياجات والمتطلبات المكتبية وتوفيرها (اثاث,كراسي,دولاب,…).
- القيام بعملية تنظيم الاجتماعات واللقاءات وجميع مستلزماتهما.
- اداء المهام المكتبية العامة (كتابة الرسائل والخطابات,تصوير,نسخ,فاكسات,بريد,ارشفة الملفات,…).
- حفظ وتنسيق جميع البيانات (ارقام التلفونات,البريد الالكتروني,الكروت الشخصية).
- امكانية اعداد نظام ارشفة ورقي والكتروني.
- تحسين العلاقات والتعاقدات الخارجية مع القطاعات الاخرى.
- يحل السكرتير التفيذي محل المدير ولة السلطة في اتخاذ بعض القرارات بدلاً عن المدير.
في ختام موضوعنا الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي نتمنى ان نكون قد توفقنا في تقديم وشرح ابرز واهم الاختلافات بين كل من السكرتير والسكرتير التنفيذي من خلال توضيح المهام الخاصة بكل منهما,كما يسعدنا ايضاً ان نقوم بالتواصل مع زوارنا الكرام والرد على جميع تعليقاتكم واستفساراتكم داخل الموقع التي من خلالها نستطيع مساعدتكم بأفضل صورة وطريقة ممكنة دائماً,,,,.